（2002年3月12日修订）

第一章　总 则

第一条 为搞好我校（院）档案工作，使档案工作制度化、规范化，不断提高档案工作的科学管理水平，更好地为校领导、教学科研和机关工作服务，为北京市积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合我校（院）档案工作实际，制定本条例。

第二条 档案工作作为我校（院）各项工作的一个组成部分，是提高工作效率和工作质量的重要条件之一，是记载我校历史真实全貌的一项重要工作。

第三条 校内各部处室在工作活动中形成的全部档案（除人事档案外），均由校（院）综合档案室对其实行集中统一管理，全校所有部门和个人依法均负有保护档案的义务。

第四条 校（院）档案室的基本任务

一、贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法规和国家档案行政部门的规定、办法，在校（院）办公室领导下制定我校（院）档案工作计划、管理办法和业务性规范。

二、负责管理我校（院）各种门类和载体的档案，不断提高科学管理水平，以维护档案的完整与安全，积极提供利用，为教学、科研和行政后勤等各项工作服务。

三、对校内各部处室形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和业务指导。

四、负责档案材料保管期限的确定、核查和档案的定期鉴定，并按规定向市档案馆移交应进馆的档案材料。

五、办理领导交办的其它有关档案工作的事宜。

第五条 本条例所指的档案，主要包括校内各部门及个人在从事公务活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录。

第六条 本条例适用于我校任何单位和个人。

第二章　我校（院）档案工作体制、机构和人员

第七条 我校的档案工作受校（院）办公室统一领导，各部处室应根据工作需要配备兼职档案人员，设立专柜，切实搞好本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作。

第八条 配备档案工作人员的基本条件是：党员干部，政治上可靠；具有大专以上文化水平和一定专业知识，能够胜任工作。

第九条 档案工作人员应当热爱自己的工作，严格遵纪守法，忠于职守，并不断学习新知识和提高专业技术水平。

第十条 档案工作人员应保持相对稳定。经过专门教育和培训的专业档案人员，以及具有中级专业职称的档案人员，无特殊情况一般不要随意调离档案部门。

第三章　档案的接收

第十一条 凡在我校（院）各项活动中直接形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案材料，均由各部处室进行整理、立卷，并定期向档案室归档。校（院）领导人和文件承办人员办理完毕的文件材料应及时交有关部门整理、立卷。

第十二条 各种门类或载体档案的具体接收范围按我校各类档案管理办法的有关规定执行。

第十三条 归档案卷质量要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应符合下列要求：

一、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

二、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。

三、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的计划放在文件内容所针对的第一年立卷；跨年度的总结放在文件内容所针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。

四、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法定性文件的历次稿件依次排列在定稿之后；非诉讼案件卷的结论、决定、结案处理性文件在前，依据材料在后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。

五、卷内文件应按材料排列顺序，依次编写页号和件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角或背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编号；图表和声像材料也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

六、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟定题名，虽有题名但无实质性内容的应重新填写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。

七、声像档案材料应以文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

八、有关卷内文件材料情况的说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明的，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。

九、案卷封皮，应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明，确切地反映卷内文件材料内容，一般包括责任者、内容和名称等，体式一致，文字简练，使用简称应通用易懂，并用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

十、卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷；案卷应采取三孔一线的方法装订；不装订的案卷，卷中的文件材料应逐件用细线装订。

第十四条 校内各部处室的文书档案应于次年六月底前向校综合档案室移交，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。其它门类和载体的档案的接收，按有关规定执行。

第十五条 校内处室撤销或合并时，应将其未归档的全部案卷进行认真整理，妥善保管，不得分散，并按下列办法处理：

一、撤销单位的档案，应及时向校综合档案室交接。

二、一个单位并入另一个单位或几个单位合并为一个新的单位，其档案材料应移交给合并后的单位或向校综合档案室交接。

三、一个单位内的一部分业务或者一个机构划给另一个单位接收，其档案材料不得带入接收单位，如果接收单位需要利用，可以借阅或者复制。

四、单位撤销或者合并时，没有处理完毕的文件材料，可以移交给新的单位继续处理，并作为新的单位的案卷整理、立卷和归档。

第十六条 各种临时工作机构撤销时，其档案应向校综合档案室交接。

第四章　档案的整理

第十七条 对已接收的档案，档案室应按照其内容和载体的不同，在文书或业务部门立卷的基础上，根据一定的要求进行分类和加工整理。

第十八条 案卷的排列，应以全宗为单位，按不同的门类、载体和不同的保管期限分别排列。案卷排列方法应统一，前后保持一致，不可任意改动。

第十九条 按照案卷的排列顺序编制卷号，在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号；案卷目录应区别不同保管期限，分年度或混年编制目录号，在一个全宗内不得出现重复的案卷目录号。

第五章　档案的保管

第二十条　档案保管应建立在科学管理的基础上，所需的档案专用设施和装具应根据各种门类或载体档案的不同要求和保存档案资料的数量设置，并根据需要和可能，采用先进技术设备，逐步实现我校（院）档案管理的科学化、现代化。

第二十一条 档案库房应坚固，并做到有防盗、防光、防高温、防火、防潮