一、总则

第一条 为搞好我校（院）档案的提供利用工作，充分发挥档案信息资源的作用，更好地服务于校（院）各项工作，特制订本规定。

第二条 档案是机关、社会组织和个人在社会活动中形成的，作为原始记录保存起来的以备查考的文件和材料，保存档案的根本目的在于提供利用。档案管理人员要熟悉所藏档案情况，主动了解我校（院）各项工作对档案利用的需要，积极做好档案史料的保管、研究和编撰工作。我校（院)档案属未公开的现行档案，目前，主要是为本校（院）教学、科研和行政后勤等各项工作服务。

第三条 档案管理部门应本着既积极提供利用，又有利于保管与保密的精神，根据有关规定，确定是否提供及提供的范围。

第四条 提供利用档案的基本原则是：准确、及时、安全、保密。

第五条 本规定所指的档案的提供利用，主要包括对档案的查阅、借用、摘录和复制。

二、档案对内提供利用

第六条 校（院）内各部处室及个人利用档案材料，需按规定办理审批手续。

第七条 因工作需要利用属本部门主管业务范围内的一般性文书档案材料，须经本部门负责人批准。负责本部门文件材料管理的个人可直接借阅自己整理并上交到校（院）综合档案室的档案材料。

第八条 利用非本部门主管业务范围的文件档案材料，须经主管部门领导和校（院）办公室负责人批准。

第九条 利用重要的档案材料(市委、市政府的领导的重要讲话和稿件、批示，历次政治运动的材料、校委会记录、党委会记录等材料)，须经校（院）办公室主任同意并报主管校（院）领导批准；特别重要的须报校（院）主要领导批准。

三、档案的对外提供利用

第十条 档案的对外提供利用，系指为外单位或个人等提供的档案材料服务。

第十一条 非本校（院）工作人员利用档案材料时，利用单位应持有单位介绍信。

第十二条 对外提供利用的档案，严格控制使用范围。

四、档案的借用、摘录和复制

第十三条 档案一般不得借用、摘录和复制。如确有必要，须经过校（院）主要领导批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。

第十四条 借用档案材料时，须履行借用手续。借用人要按照借用簿逐项登记，经借用人清点后签收；退还时，要当面核对、注销，并及时归卷。

第十五条 借用人应负责保护好档案材料，严禁在档案材料上勾画、涂改，不得拆散、抽换，不得让无关人员阅读和使用。

第十六条 借用的档案材料如有丢失，借用人应及时报告并负责查找，然后写出查找结果报告，以便及时处理。

第十七条 档案材料借出时间—般不超过一周，用后及时退还，逾期需继续使用时，应将所借文件，档案材料加以清点，办理续借手续。

第十八条 借用档案的单位和个人，不得擅自摘录、拍摄或复制档案内容，如遇特殊情况，需经校（院）办公室主任批准。

第十九条 复制档案须经审批手续。交纳复制费用后，由校（院）档案室负责复制。

第二十条 利用我校（院）档案的单位和个人，未经校（院）档案室同意或校（院）有关主管部门和领导的授权或批准，均无权通过各种形式公布档案。