为加强我校（院）声像档案的管理，建立健全声像档案管理制度，根据市档案局要求和我校（院）的具体情况，特制定本办法。

一、声像档案是指在我校（院）教学科研和行政后勤等各种活动中直接成的，反映校（院）各项工作面貌，具有一定保存价值的，以声像材料体现的历史记录。声像档案主要为录音带和录像带。

二、声像档案的归档范围

（一）校（院）教学科研工作中形成的声像材料

1、市委、市政府及副部级以上领导同志来校作重要报告所形成的资料。

2、著名学者、专家、教授及社会知名人士给学员授课、作报告所形成的有保存价值的重要报告类资料。

3、校（院）开学典礼、毕业典礼及重要活动形成的声像材料。

4、校（院）师生在教学实践中形成的声像材料。

5、各部处室在教学科研活动中自己编制的、有一定影响力的声像教材及声像成果。

（二）校（院）党政工作中形成的声像资料

1、市委、市政府及副部级以上领导同志，校（院）长、副校（院）长，校内外著名专家、学者，社会知名人士参加与校（院）事务有关的重大公务活动的新闻资料。

2、校（院）有关党政方面重大会议的开幕、闭幕式，会议代表发言、会议情况等新闻资料。

3、校（院）庆、教师节活动、重大纪念日、庆祝会、运动会等活动场面所形成的新闻资料。

4、校（院）发生重大事故所造成的破坏性现场、抢险(抢修)现场所形成的新闻资料。

5、校（院）举办或参加社会有关部门举办的各类社会性的重大活动所形成的新闻资料。

（三）校（院）外事工作中形成的声像资料

1、国外领导人、外籍友人、港澳台学者来校参观访问、进行学术交流所形成的新闻资料。

2、外国代表团来校（院）访问、座谈所形成的新闻资料。

3、其他具有保存价值的新闻资料。

（四）校（院）基本建设工作中形成的声像材料　

　　主要包括：校园风光，办公楼、教学楼、宿舍楼等建筑竣工典礼，校园绿化美化等声像资料。

三、声像资料归档时间

　　根据我校（院）具体情况，声像档案实行分级管理。声像档案由电教部门负责存档，每年年初将上一年形成的声像资料档案整理归档，保密性较强的声像档案应随时归档，每年年初向校（院）档案室移交上一年的档案目录。

四、声像档案归档的质量要求

（—）归档的声像档案要收集齐全，归档时要做到文字材料与声像材料相符。

归档的录音带、录像带，不能以任何理由和原因造成声像档案的缺本少盘(盒)，也不能只有声像材料而没有文字材料。

（二）归档的声像档案，要在每盘(盒)录音或录像带上确切地标明录制时间、内容、作者等项目，以便查考利用。

五、声像档案的整理编目

声像档案的整理，就是对需要存档而又收集齐全的声像材料进行系统的排列。排列时，可按材料的不同形式及其内容的重要程度进行。新闻资料可按发生的时间顺序编目。

声像档案的编目，就是对排列好的声像材料进行登记，编写案卷目录。录音带登记应包括：报告人、录音时间、题目内容、听课范围、磁带编号、磁带盘数、备注等内容。录像带登记应包括：录像带分类号、录像带编号、节目内容、节目时间、录制颜色、播出制式、录制时间、录制作者、备考等项目。

六、声像档案的保管

（一）保管要求

1、声像档案应放在阴凉通风处，特别要避免阳光直接照射在磁带上，并注意防尘，以免影响磁带录放效果。

2、录音带、录像带存放位置一定要远离火源，不能与易燃、易爆物品混放。存放库房须配备消防器材。

3、声像档案在存放时，不应将磁带靠近有磁场的地方，并注意防水、防污染。

4、长期保存的磁带，要定期进行倒带处理，以免磁带粘连。

（二）保管期限

我校（院）声像档案根据其内容的重要程度，分长期和短期保存。

七、声像档案的保密和利用

我校（院）声像档案中凡有涉及国家机密内容的部分，必须按照国家保密法规定执行。

校（院）自制的录音带、录像带主要为本单位行政教学工作服务，原则上不外借。但为了方便教学、开发利用信息资源，在不违反国家保密法规定的前提下，经主管校（院）领导审批后，可以给予复制。

为了使校（院）声像档案在教育、教学的实践中得到广泛的应用，电教部门应适时印发声像档案目录，向校内外有关单位推荐，以便提高档案的利用率。

八、本办法由校（院）办公室负责解释，自2002年4月20日起实施。