文书档案归档办法

一、归档范围：

（一）凡是我校（院）办理完毕的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料均应归档。

（二）我校（院）工作人员外出、考察，参加会议带回的材料应及时交档案部门归档。

二、归档时间：

文件材料办理完毕之后，一般应该在次年五月底前经过整理立卷档案室移交。

三、归档要求：

（一）归档文件材料要收集齐全、完整，按照文件的形成规律，文件之间的历史联系分类、立卷，使案卷能正确反映机关活动的基本面貌，便于保管和利用。

（二）在收集整理文件材料过程中，如遇有圆珠笔、铅笔书写的材料，请用蓝、黑墨水或碳素墨水重新抄写。

（三）归档案卷封面的各个项目均应填写清楚。案卷标题要确切简明，保管期限要划分准确。卷内文件应有次序地排列、编号，并填写“卷内文件目录”和“备考表”。

（四）归档案卷编制案卷目录一式两份。交接案卷时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。

档案库房管理办法

一、定期检查库内的温湿度。做好档案的防潮、防霉工作。

二、定期清扫库房。做好防光、防尘、防虫工作。

三、定期检查档案。发现损坏的案卷及时修复，对于需要长久的档案采取措施加以重点保护，使其既安全又延长寿命。

四、非工作人员不得擅自出入库房。

五、档案库房内严禁吸烟，定期检查防火设备，发现问题及时解决。

为加强我校（院）的照片档案管理，建立健全照片档案管理制度，根据市档案局要求和我校的具体情况，特制定本办法。

一、照片档案是指在我校（院）各项活动中直接形成的，反映校（院）各项工作面貌，具有保存价值的，以感光材料为载体，以影像为主要反映方式，辅以文字说明的历史记录。照片档案由底片、照片和说明三部分组成。

二、照片资料归档范围

1、反映校（院）主要职能活动和工作成果的照片。

2、市委、市政府及副部级以上领导同志，校内外的著名专家、学者，社会知名人士参加的与校（院）事务有关的重大公务活动的照片。

3、校（院）重要外事活动的照片。

4、记录校（院）重要会议、重要活动、重大事件的照片。

5、反映校（院）内建筑实况、古迹及自然风光的照片。

6、其它具有保存价值的照片。

三、照片资料归档时间

照片冲洗加工后，由摄影者或承办部门整理并编写说明，在每年年底及时向档案室归档，或随其它载体档案一起归档。

四、照片资料归档要求

1、底片、照片、说明齐全。

2、底片与照片的影像相符。

五、照片档案的整理

1、底片

底片应放入底片袋保管，底片袋应标明底片编号。大底片应在药膜面垫付柔软的中性纸张后，缠在卷筒纸芯上，外面用衬纸包装并注明底片编号。

2、文字说明

文字说明应包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。

(1)事由：照片摄像所反映事件、事物的情由。

(2)时间：事件发生和拍摄的时间。

(3)地点：被摄物所在的具体地点。

(4)人物：主要人物应从左至右标明姓名和职务。

(5)背景：指对揭示照片影像主题有一定作用的背景。

(6)摄影者：照片的拍摄部门和拍摄人。

要求：说明文字简洁、语言通畅，一般不超过200字，用阿拉伯数字表示时间。

3、照片

　　一般应在全宗内在问题类内按年代进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。

六、照片档案的保管

1、保管要求

(1)照片档案入库前要进行检查，防止受污染的照片入库。

(2)对收藏的照片档案要根据具体情况定期检查。

2、保管期限

我校（院）照片档案根据摄制内容，分为长期和短期保存。

七、照片档案的利用办法参照《校（院）档案提供利用的暂行规定》执行。

八、本办法由校（院）办公室负责解释，自2002年4月20日起实施。