为加强我校（院）的照片档案管理，建立健全照片档案管理制度，根据市档案局要求和我校的具体情况，特制定本办法。

一、照片档案是指在我校（院）各项活动中直接形成的，反映校（院）各项工作面貌，具有保存价值的，以感光材料为载体，以影像为主要反映方式，辅以文字说明的历史记录。照片档案由底片、照片和说明三部分组成。

二、照片资料归档范围

1、反映校（院）主要职能活动和工作成果的照片。

2、市委、市政府及副部级以上领导同志，校内外的著名专家、学者，社会知名人士参加的与校（院）事务有关的重大公务活动的照片。

3、校（院）重要外事活动的照片。

4、记录校（院）重要会议、重要活动、重大事件的照片。

5、反映校（院）内建筑实况、古迹及自然风光的照片。

6、其它具有保存价值的照片。

三、照片资料归档时间

照片冲洗加工后，由摄影者或承办部门整理并编写说明，在每年年底及时向档案室归档，或随其它载体档案一起归档。

四、照片资料归档要求

1、底片、照片、说明齐全。

2、底片与照片的影像相符。

五、照片档案的整理

1、底片

底片应放入底片袋保管，底片袋应标明底片编号。大底片应在药膜面垫付柔软的中性纸张后，缠在卷筒纸芯上，外面用衬纸包装并注明底片编号。

2、文字说明

文字说明应包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。

(1)事由：照片摄像所反映事件、事物的情由。

(2)时间：事件发生和拍摄的时间。

(3)地点：被摄物所在的具体地点。

(4)人物：主要人物应从左至右标明姓名和职务。

(5)背景：指对揭示照片影像主题有一定作用的背景。

(6)摄影者：照片的拍摄部门和拍摄人。

要求：说明文字简洁、语言通畅，一般不超过200字，用阿拉伯数字表示时间。

3、照片

　　一般应在全宗内在问题类内按年代进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。

六、照片档案的保管

1、保管要求

(1)照片档案入库前要进行检查，防止受污染的照片入库。

(2)对收藏的照片档案要根据具体情况定期检查。

2、保管期限

我校（院）照片档案根据摄制内容，分为长期和短期保存。

七、照片档案的利用办法参照《校（院）档案提供利用的暂行规定》执行。

八、本办法由校（院）办公室负责解释，自2002年4月20日起实施。