一、总则

（一）为使我校（院）公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据中共中央办公厅印发的《中国共产党各级领导机关文件处理条件》和国务院办公厅印发的《国家行政机关公文处理办法》，结合我校（院）公文处理的实际，特制定本规定。

（二）公文处理是指公文拟制、办理、管理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。它是贯彻落实校委决定和保持校内各方面工作正常运转的重要手段，是校（院）办公室的一项基本工作职能。因此，一定要做到及时、准确、安全。校（院）办公室是我校公文处理工作的管理机构，负责公文的统一收发、办理、传递、用印和归档，对学校各部处室的公文处理工作实施业务指导和监督检查。

二、公文种类

我校（院）行文种类应力求少而精，注重效用。常用公文主要有以下几种：

（一）请示。向上级机关请求指示和批准事项。

（二）报告。向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（三）批复。答复下级机关的请示事项。

（四）通知。传达领导机关或领导同志的指示，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，组建、撤销、调整校（院）内设机构，任免和聘用干部。

（五）决定。对我校（院）重大问题作出安排。

（六）意见。对重要问题提出见解和处理办法。

（七）规定。对特定范围内的工作和事务制订带有约束性的措施。

（八）通报。介绍工作经验，表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（九）函。不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，向无隶属关系的主管部门请求批准和答复无隶属关系部门的请示事项。

（十）会议纪要。记载、传达会议情况和议定事项。

三、行文规则

（一）行文关系根据隶属关系和职权范围确定。我校对区县局（总公司）党校、行政学校行文，应以中共北京市委党校、北京行政学院或校（院）办公室名义发出。

校（院）内设机构除校（院）办公室外不得对外正式行文。

（二）各平行单位和不相隶属单位之间告知事项、商洽工作、询问和答复问题，用函件相互行文。

（三）请示应一文一事；一般只写一个主送机关。“报告”不得夹带请示事项。

（四）校内各部处室请示工作，要用统一规格的拟文稿纸，由单位负责人签发后，送校（院）办公室统一承办。除特殊情况外，不能直接报送领导阅批。

（五）各部处室向校委报请审批事项，其内容如涉及校内其他部门的业务权限，主办单位应事先与有关部门主动协商并会签后，送校（院）办公室承办。

四、公文起草

起草公文应该做到：

（一）符合国家的法律、法规和党的路线、方针、政策及校（院）的有关规定、决定；情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，开门见山，层次分明；文字通顺精炼，语气恰当；书写工整，标点正确，稿面整洁，篇幅力求简短。

（二）文种应根据行文的目的、发文机关职权以及与主送机关的行文关系确定。

（三）人名、地名、数字、引文必须准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。

（四）结构层次序数，第一层为“一”；第二层为“(一)”；第三层为“1”；第四层为“（1）”，不得逆向使用。

（五）公文必须使用国家法定计量单位。

（六）公文中的数字，除成文时间、部分层次序数和词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应一律使用阿拉伯数字。

（七）以“中共北京市委党校”、“北京行政学院”和“中共北京市委党校办公室”、“北京行政学院办公室”名义发出的文件，须由校（院）办公室秘书科统一编号、印发。

五、公文校核

凡以中共北京市委党校、北京行政学院以及校（院）办公室名义的发文，都应经过校（院）办公室核稿；核稿工作要按照《中国共产党各级领导机关文件处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》以及本规定办理。

公文校核工作要各负其责。公文的主办单位主要核查文稿事实、数据是否准确，所提措施是否切实可行，要说明的问题是否写清楚，文种是否妥当、该协商的问题是否协商；校（院）办公室核稿主要就是否需要行文，该会签的是否商有关部门会签，公文格式、文字表述是否准确、规范等；签发人主要审查行文是否有必要、是否符合党和国家的有关方针政策及法规、是否符合行文意图等。

六、公文办理

公文办理分为收文办理和发文办理。收文办理主要包括公文的签收、拆封、登记、审核、拟办、批办、分发、传阅、承办、催办等程序；发文办理主要包括草拟、审核、签发、复核、编号、用印、登记、分发等程序。

（一）各部处室报校委的请示件，要按程序呈报领导审批。校（院）办公室要根据文件内容注请主管领导批示，或请有关职能部门办理，或提出意见报校领导审批。

（二）注请领导同志批示的文件，一般应提出拟办意见，供领导同志审批时参考。

（三）凡主管领导批示要提交校委会或校长办公会讨论的文件，校（院）办公室要及时将其列入有关会议，并事先印发有关文件。

（四）对传递阅批的文件，要严格登记手续，随时掌握文件去向，避免漏传、误传和拖延。要建立催阅（退）制度。

（五）请示事项，经校领导审批后，要及时回复呈文。回复可根据情况或予书面批复，或退转复印件，并通知相关单位。审批原件统一由校（院）办公室秘书科立卷类存档。

（六）公文办理由办公室秘书科专人负责。各部处室对已颁发的公文要注意分类存档，加强管理。

七、立卷归档

（一）公文办理完毕后，应及时整理（立卷）、移交、归档。

（二）各部处室负责文秘书人员应于每年年底前将本部门的公文收集整理（立卷），于次年5月底以前移交校（院）办公室。个人不得保存应当归档的公文。

八、公文管理

（一）阅办完毕按规定不需要归档的文件、资料，由各部门登记造册，经本部门领导审核批准后移交校（院）办公室，由校（院）办公室统一销毁。

任何人不得将公文（含内部资料）作为废品自行处理。

（二）销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

（三）机构调整时，全部公文应当随之调整管理。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

九、附则

（一）本规定由办公室负责解释。

（二）本规定自2002年5月 日起执行。