一、通知会议前，要首先向有关领导问清会议时间、地点、内容、出席范围等要求，同时将会议的情况通知后勤服务中心和行管处等单位，请他们按会议要求做好准备。

二、通知会议时，要向对方讲清会议的时间、地点、内容和出席人员等，并将接电话人的姓名及能否出席的情况登记记录。如遇有请假或换人等情况，要请示有关领导后再做答复。

三、会议通行完毕，要及时将通知的情况向有关领导汇报。

四、书面通知的会议，要清单位和姓名。